Od marca 2022 r. procedura zatrudnienia obywateli Ukrainy w Polsce została znacznie ułatwiona. Według stanu prawnego na dzień 06.09.2025 prawie każdy obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Należy jednak podkreślić, iż jest to ułatwienie ścieżki zatrudnienia, a nie całkowite zniesienie wszelkich formalności, zatem ułatwienie to nie jest bezwarunkowe. Aby praca obywatela Ukrainy była legalna, powinny zostać spełnione łącznie następujące warunki:

• obywatel Ukrainy przebywa legalnie (lub jego pobyt uznaje się za legalny) na terytorium RP,
• Ty, jako pracodawca, w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy powiadomiłeś powiatowy urząd pracy (właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce Twojego zamieszkania) o powierzeniu pracy temu obywatelowi,
• wymiar czasu pracy (etatu) lub liczba godzin nie są mniejsze niż wskazano w powiadomieniu,
• obywatel Ukrainy otrzymuje wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż określona w powiadomieniu,
• otrzymywane wynagrodzenie nie jest niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (stawka miesięczna lub godzinowa).

Istotne też jest to, że  nie ma potrzeby abyś się wybierał(a) do urzędu – powyższe powiadomienie do urzędu pracy składasz elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl – wystarczy ok. 15 minut przed komputerem i gotowe.

Krótko mówiąc, jeżeli obywatel Ukrainy jest w Polsce legalnie (np. w ramach ruchu bezwizowego, wizy, karty pobytu, ochrony czasowej itp.), a Ty w ciągu 7 dni od przyjęcia go do pracy złożyłeś powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy w „swoim” urzędzie pracy, to praca tego obywatela Ukrainy jest legalna i, co ważne, praca ta jest uznawana za legalną od samego początku (czyli od dnia przystąpienia do pracy), a nie od dnia złożenia powiadomienia.

Pamiętaj, że złożone przez Ciebie powiadomienie musi być zgodne ze stanem faktycznym – jeżeli zajdzie konieczność zmiany warunków zatrudnienia, to najczęściej będzie to wymagało złożenia kolejnego powiadomienia (również w terminie 7 dni od wystąpienia takiej okoliczności). Będzie to konieczne w sytuacji, gdy:

• zmienił się rodzaj zawartej umowy lub
• zmianie uległo stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy lub
• zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy lub
• obniżono wynagrodzenie określone w powiadomieniu.

Pewnie zwróciłeś(-aś) uwagę na to, iż złożenie nowego powiadomienia wymagane jest tylko w przypadku zmniejszenia etatu (liczby godzin) lub obniżenia wynagrodzenia? Dokładnie tak jest, natomiast jeżeli np. obywatel Ukrainy jest zatrudniony w Twojej firmie na ½ etatu, ale pracy jest coraz więcej i chcesz zatrudnić go na pełny etat; lub jeżeli pierwotnie stawka godzinowa wynosiła 40 zł brutto za godzinę, natomiast pracownik się sprawdza, rozwija się i chcesz dać mu podwyżkę, to takie zmiany nie wymagają nowego powiadomienia.